Uśmiechnięta kobieta siedzi przy laptopie z dokumentami w dłoni, bo wie, jak ogarnąć księgowość we własnej firmie w Holandii i obowiązki przedsiębiorcy, który musi mieć dokumenty pod lupą.

Księgowość we własnej firmie w Holandii – jakie masz obowiązki jako przedsiębiorca, prowadząc działalność na swój rachunek

/w

Marzysz o niezależności i prowadzeniu własnej firmy w kraju wiatraków oraz tulipanów? Świetnie! Ale zanim rozwiniesz skrzydła jako przedsiębiorca, musisz nauczyć się, jak ogarnąć księgowość we własnej firmie w Holandii. Bo choć wizja pracy na własny rachunek brzmi kusząco, to w pakiecie z wolnością przychodzi też obowiązek rozliczeń, faktur, deklaracji i stosu dokumentów, które trzeba przechowywać latami. Na szczęście to nie musi być takie straszne, jeśli wiesz, czego się spodziewać. Sprawdź zatem z nami krok po kroku, jakie są Twoje obowiązki księgowe oraz jak sprawnie się z nich wywiązać, by spać spokojnie i rozwijać biznes bez stresu.

Czego dziś się dowiesz?

Rejestracja działalności gospodarczej jako ZZP lub spółka

Zanim wystawisz pierwszą fakturę, musisz wybrać formę swojej działalności w Holandii i ją zarejestrować. Zrobisz to w Kamer van Koophandel (KVK). Tam Twoja firma zostanie automatycznie zgłoszona do Belastingdienst (holenderski fiskus), a Ty otrzymasz swój numer BTW (VAT).

Zajrzyj do naszego artykułu o zakładaniu jednoosobowej firmy ZZP, gdzie znajdziesz więcej informacji i praktycznych wskazówek.

Księgowość we własnej firmie w Holandii, czyli dokumenty pod lupą

Holandia to kraj, który ceni sobie porządek, także ten w dokumentach. Jeśli więc prowadzisz własną działalność gospodarczą, pamiętaj, aby Twoja księgowość była prowadzona zgodnie z prawem.

Co musisz przechowywać jako przedsiębiorca w Holandii?

  • Faktury – zarówno te, które wystawiasz, jak i te, które otrzymujesz (także kopie).
  • Zestawienia transakcji i administracja gotówką – wszystkie dane związane z przepływem pieniędzy w Twojej firmie.
  • Umowy i korespondencja – z klientami, dostawcami, kontrahentami, również e-maile, oferty, umowy, broszury czy faxy.
  • Ewidencja czasu pracy.
  • Ewidencja podróży służbowych – zarówno samochodem, jak i transportem publicznym.
  • Dokumenty podatkowe – w tym rozliczenia VAT (BTW) i podatku dochodowego.
  • Dokumenty dotyczące nieruchomości – umowy najmu, zakupu, remontów itp.
  • Dawna umowa wzorcowa (VAR), jeśli była wykorzystywana w poprzednich latach.

Jak długo musisz przechowywać te dokumenty?

Na terenie Holandii zasady są jasne i warto o nich pamiętać, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. A obowiązek przechowywania dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.

  • Dane podstawowe
    Księga główna, ewidencja klientów i dostawców, faktury kupna i sprzedaży, dokumentacja płacowa, ewidencja towarów oraz wszelkie dane istotne dla opodatkowania osób trzecich. Te dokumenty musisz przechowywać przez co najmniej 7 lat.
  • Dokumenty związane z nieruchomościami
    Wynajem, zakup czy sprzedaż nieruchomości? Dokumenty musisz przechowywać minimum 10 lat.
  • Dane obsługi kompleksowej (One Stop Shop)
    Wymagają również 10-letniego okresu przechowywania.
  • Pozostałe dane
    Zazwyczaj 7 lat, ale możliwe jest ustalenie z Belastingdienst krótszego okresu.

Gdzie i jak przechowywać dokumenty w swojej działalności?

Z początku segregatory wystarczają. Ale szybko może się okazać, że w biurze zaczyna brakować miejsca, a chaos dokumentacyjny utrudnia codzienną pracę. Co wtedy?

  • Przechowywanie cyfrowe
    Skanuj dokumenty i przechowuj je w chmurze, np. Google Drive lub specjalistyczne oprogramowanie księgowe, gdzie są bezpieczne oraz dobrze zorganizowane.
  • Zewnętrzna firma księgowa
    Zleć to specjalistom, którzy znają wszystkie wymagania prawne i zadbają o odpowiedni porządek.
  • Archiwum papierowe
    Dla tradycjonalistów, ale pamiętaj o odpowiednim oznaczeniu, chronologii i zabezpieczeniu danych przed zniszczeniem.

Belastingdienst uznaje zarówno papierowe, jak i cyfrowe formy dokumentacji. Pod warunkiem, że dane są łatwo dostępne w razie kontroli.

Faktury, segregator z rozliczeniami, co jest obowiązkiem przedsiębiorcy w księgowości we własnej firmie w Holandii.

Faktury i wymagania Holenderskiego Urzędu Skarbowego

Holenderskie przepisy są tu precyzyjne, dlatego Twoja faktura musi zawierać:

  • dane sprzedawcy i nabywcy: nazwa firmy, adres, numer KVK i BTW;
  • numer konta sprzedawcy (IBAN);
  • numer faktury;
  • datę wystawienia i termin płatności;
  • opis towarów lub usług;
  • kwotę netto i brutto oraz stawkę BTW;
  • wyraźne zaznaczenie waluty płatności.

Na rynku znajdziesz wiele programów do fakturowania, które ułatwią Ci to zadanie. Jednym z nich jest nowoczesna aplikacja Owlix, dzięki której poprawnie wystawisz faktury (i inne dokumenty) w kilka chwil.

Rozliczenia podatków i deklaracje, czyli obowiązkowa księgowość we własnej firmie w Holandii

Bez względu na to, czy jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą ZZP, czy właścicielem spółki BV, musisz dbać o poprawność rozliczeń, terminowość deklaracji oraz przejrzystość dokumentacji finansowej.

Podatek VAT w Holandii – kiedy i jak go rozliczać?

Jeśli Twoje roczne obroty przekroczą 20 000 euro, musisz zostać płatnikiem VAT. Obowiązująca stawka podstawowa to 21%. Pamiętaj, że VAT rozlicza się zazwyczaj kwartalnie, a deklarację składasz do końca miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. O szczegółach przeczytasz w naszym artykule o podatku BTW (VAT) w Holandii.

Masz też możliwość odliczenia VAT-u od firmowych zakupów, co pozwoli Ci zmniejszyć kwotę do zapłaty. Co więcej, jeśli Twoje roczne zobowiązania VAT nie przekroczą 20 000 euro, możesz skorzystać ze zwolnienia KOR.

Zeznania podatkowe i terminy rozliczenia podatku w holenderskim systemie podatkowym

W Holandii trzeba bezwzględnie przestrzegać terminów. Opóźnienia mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi. Kara administracyjna naheffingsaanslag (za nieterminowe złożenie deklaracji podatku dochodowego) może wynieść nawet 7000 euro.

Jako osoba prowadząca działalność gospodarczą w Holandii masz więc obowiązek składania kilku rodzajów deklaracji. Ich rodzaj zależy zaś od formy działalności oraz osiąganych dochodów.

  • Deklaracja VAT (BTW-aangifte)
    Podatek VAT podstawa, o czym pisaliśmy kilka linijek wyżej.
  • Deklaracja podatku dochodowego (Inkomstenbelasting)
    Jeśli prowadzisz firmę ZZP lub spółkę cywilną (V.O.F.), na koniec roku podatkowego musisz rozliczyć się z podatku dochodowego. Precyzyjne wykazanie dochodów i kosztów jest niezbędne, bo błędy mogą oznaczać konieczność dopłaty lub kary. Deklarację musisz złożyć do 1 maja kolejnego roku podatkowego. Ale jako przedsiębiorca możesz uzyskać przedłużenie terminu, często nawet do września.
  • Podatek od wynagrodzeń (Loonheffing)
    Jeśli zatrudniasz pracowników, to musisz regularnie odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne od ich wynagrodzeń. 
  • Podatek od zysków spółki (Vennootschapsbelasting)
    Właściciele spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) składają coroczną deklarację dotyczącą zysków firmy.

Co możesz odliczyć od podatku, czyli ulgi podatkowe dla przedsiębiorców w Holandii

Wiesz, że możesz obniżyć swoje zobowiązania podatkowe? Aby skorzystać z atrakcyjnych ulg dla przedsiębiorców, musisz wykazać, że spełniasz kryterium godzinowe tzw. Urencriterium. To obowiązek przepracowania na rzecz działalności na własnym rachunek co najmniej 1225 godzin w roku podatkowym.

Co możesz zyskać po spełnieniu tego wymogu?

  • Zelfstandigenaftrek (ulga dla samodzielnego przedsiębiorcy) – w 2025 roku ulga ta wynosi 2470 euro i jest odejmowana od podstawy opodatkowania.
  • Startersaftrek (ulga dla początkującego przedsiębiorcy) – zmniejsza wysokość podatku dochodowego w Holandii aż o 2123 euro. 
  • Meewerkaftrek (ulga za współpracę) – w 2025 roku wynosi 12,7 % zysku netto po odliczeniu powyższych ulg.

Możesz odliczać od podatku również koszty związane z prowadzeniem działalności. Przeczytasz o tym w naszym artykule o kosztach firmowych.

Mężczyzna zawalony dokumentami, przed którym stoi wielki zegar, bo gonią go terminy i deklaracje podatkowe, czyli księgowość we własnej firmie w Holandii i obowiązki przedsiębiorcy.

Księgowość we własnej firmie w Holandii – czy musisz prowadzić ją samodzielnie?

Jeśli czujesz, że księgowość i podatki w Holandii, to jednak zbyt wiele na Twojej głowie, skorzystaj z księgowości online lub z pomocy profesjonalistów. Nasze biuro księgowe Bodzon zadba o terminowość i poprawność Twoich rozliczeń podatkowych oraz rocznych zeznań podatkowych czy kwartalnych. 

Co więcej, pomożemy Ci legalnie zmniejszyć podatki, zdobyć silną pozycję na rynku dzięki marketingowi, a nawet ubezpieczyć Twoją przyszłość. Dodatkowo wszyscy klienci biura Bodzon mają darmowy dostęp do Owlix, aplikacji do księgowości dla polskich firm ZZP w Holandii.

Nie pozwól, by formalności zepsuły radość z prowadzenia własnego biznesu. Skontaktuj się z nami już dziś i odetchnij z ulgą, wiedząc, że Twoje finanse są w najlepszych rękach.

Wybieram sprawdzoną księgowość dla firm