Kryterium godzinowe w Holandii (Urencriterium), czyli rejestracja czasu przepracowanego przez przedsiębiorcę dla swojej firmy

/w

Rejestracja czasu pracy właściciela firmy na rzecz własnego biznesu jest czołowym elementem prowadzenia działalności gospodarczej w Niderlandach. Kryterium godzinowe w Holandii to jeden z najważniejszych warunków, jaki muszą spełnić holenderscy przedsiębiorcy, aby móc czerpać korzyści z różnych ulg podatkowych. Przyjrzymy się więc bliżej, na czym polega ten wymóg, jakie są jego zasady i co można dzięki niemu uzyskać. Pomoże Ci to maksymalnie wykorzystać dostępne możliwości i otworzyć drzwi do znacznych oszczędności podatkowych.

Z naszego artykułu dowiesz się:

Na czym polega kryterium godzinowe w Holandii – Urencriterium?

Kryterium godzinowe w Holandii, czyli Urencriterium, to minimalna liczba godzin w ciągu roku kalendarzowego, jaką musi przeznaczyć przedsiębiorca na rzecz pracy w swojej firmie, by móc skorzystać ulg podatkowych w Niderlandach. W 2024 r. jest to minimum 1225 godzin rocznie. W pełnym roku kalendarzowym oznacza to mniej więcej 24 godziny pracy tygodniowo.

Jeśli chcesz założyć własną działalność gospodarczą w Holandii na przykład jako ZZP (zelfstandige zonder personeel), musisz zarejestrować się w KvK (Kamer van Koophandel), czyli w Holenderskiej Izbie Handlowej. Jednak dla Urzędu Skarbowego w Holandii (Belastingdienst) nie oznacza to, że automatycznie jesteś przedsiębiorcą dla celów podatku dochodowego. By tak się stało, musisz spełnić kilka wymogów, czyli OndernemersCheck, a w tym m.in. kryterium godzinowe.

Wtedy będzie przysługiwać Ci prawo do skorzystania z odliczeń od podatku, co przełoży się na mniejsze zobowiązania podatkowe i wyższy dochód. Co więcej, jeśli prowadzisz spółkę partnerską – V.O.F, to każdy ze wspólników spełnia oddzielnie kryterium godzinowe, więc każdemu z nich mogą przysługiwać ulgi.

Główne powody, dla których Holandia wprowadziła kryterium godzinowe, to wspieranie przedsiębiorczości oraz zapobieganie nadużyciom podatkowym. Rzad holenderski chce mieć pewność, że osoby korzystające z ulg podatkowych faktycznie inwestują czas i wysiłek w prowadzenie swoich firm. A tym samym angażują się w działalność gospodarczą i przyczyniają się do rozwoju gospodarki, m.in. poprzez inwestycje i tworzenie nowych miejsc pracy.

Poza tym, bez wymogu godzinowego istnieje ryzyko, że osoby formalnie zarejestrowane jako przedsiębiorcy, ale nie biorące czynnego udziału w prowadzeniu działalności, mogłyby w rozliczeniu podatku korzystać z ulg, które nie powinny im przysługiwać. 

Kiedy przysługuje obniżone kryterium godzinowe w Holandii?

Obowiązek przepracowania dla własnej firmy minimum 1225 godzin w danym roku kalendarzowym dotyczy zarówno początkujących przedsiębiorców, jak i tych, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem. Wymóg ten trzeba spełnić co roku i niezależnie od tego, w którym momencie otworzysz biznes. Oznacza to, że jeśli zarejestrujesz swoją działalność 1 września, to przez 4 miesiące, które pozostały do końca roku kalendarzowego, również musisz przepracować co najmniej 1225 godzin, jeśli chcesz rozliczać ulgi podatkowe. Dlatego warto dobrze przemyśleć datę założenia własnej firmy.

Istnieją jednak okoliczności, które pozwalają obniżyć obowiązkowe kryterium godzinowe. To

  • niezdolność do pracy, gdzie w przypadku niepełnosprawności wymóg czasu pracy jest obniżony do 800 godzin;
  • ciąża, kiedy to nieprzepracowane godziny w ciągu 16 tygodni liczy się tak jak godziny przepracowane.

Kryterium godzinowe w Holandii a podatki i odliczenie ulg podatkowych

Zobowiązania podatkowe w Holandii nie należą do najniższych, dlatego wprowadzono szereg ulg, które pozwalają obniżyć obciążenia fiskalne przedsiębiorcy. 

Jeśli zatem prowadzisz firmę na terenie Holandii, po spełnieniu kryterium godzinowego możesz skorzystać z:

  • Zelfstandigenaftrek – ulgi dla samodzielnego przedsiębiorcy,
  • Startersaftrek – ulgi dla początkującego przedsiębiorcy;
  • Meewerkaftrek – ulgi za współpracę.
  • Aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk (WBSO) – ulgi z tytułu prac badawczo-rozwojowych.

Jeśli chcesz poznać więcej szczegółów na temat tych zwolnień podatkowych i dowiedzieć się, jakie są wysokości ulg w 2024 r., zerknij do naszego artykułu:
Ulgi podatkowe dla przedsiębiorców w Holandii
oraz na stronę Holenderskiego Urzędu Pracy.

Jak spełnić kryterium godzinowe w Holandii, czyli godziny pracy bezpośrednie i pośrednie

Urząd Skarbowy w Holandii określa, że do kryterium godzinowego możesz wliczyć cały czas, który faktycznie poświęcasz na prowadzenie swojej firmy. Mamy dwa rodzaje godzin pracy: bezpośrednie i pośrednie.

Do bezpośrednich godzin pracy zaliczamy czas przeznaczony na pracę dla klientów, za którą otrzymujesz od nich zapłatę. Godziny pośrednie nie generują bezpośrednio przychodu w Twojej firmie, ale są potrzebne, aby Twoja działalność funkcjonowała i się rozwijała. Godziny pośrednie to m.in. czas na:

  • administrację, księgowość i marketing;
  • zakup środków trwałych czy materiałów dla firmy, np. laptopa;
  • szkolenia;
  • czytanie fachowej literatury;
  • prace przy własnej stronie internetowej;
  • dojazd do klienta;
  • spotkania ze współpracownikami.

Warto też pamiętać, że do kryterium godzinowego nie wchodzi czas gotowości do działania. Oznacza to, że jeżeli czekasz przez cały dzień pracy na telefon od klienta, to nie możesz takich godzin zaliczyć do godzin pracy. Będzie nimi jednak czas spędzony na rzeczywistej rozmowie, kiedy ten klient zadzwoni.

Kontrola kryterium godzinowego przez Holenderski Urząd Skarbowy (Belastingdienst)

Kryterium godzinowe to nie jest Twój obowiązek, ale przywilej, z którego warto skorzystać, kiedy chcesz zapłacić niższy podatek w Holandii. Jeśli jednak zależy Ci na skorzystaniu z ulg podatkowych, musisz prowadzić szczegółową rejestrację czasu pracy, która pozwoli Ci wykazać przed Holenderskim Urzędem Pracy, że w danym roku kalendarzowym masz przepracowane minimum 1225 godzin na rzecz swojej firmy.

Organy podatkowe losowo sprawdzają zeznania podatkowe osób prowadzących działalność gospodarczą, w tym także spełnienie kryterium godzinowego. Urzędnik przeprowadzający kontrolę może sprawdzić rejestry godzinówki nawet do 7 lat wstecz. 

A co jeśli nie spełnisz wymogu 1225 godzin rocznie? Nie płacisz grzywny, nie masz upomnień z urzędu. Nie możesz jednak skorzystać z konkretnych zwolnień podatkowych, a tym samym masz kilka tysięcy euro mniej w kieszeni. Kiedy jednak zdecydujesz się na rozliczenie ulg, które Ci nie przysługują i zostaniesz skontrolowany przez organy podatkowe, otrzymasz wtedy wysoką karę. 

Rejestracja czasu pracy przedsiębiorcy w Niderlandach a Urencriterium

Rejestracja czasu pracy musi być precyzyjna i czytelna. Nie ma określonych wytycznych, w jaki sposób ma być prowadzona. Możesz więc wykorzystać papierowy notes, plik w Excelu czy dowolny program online, który pozwoli Ci zapisywać oraz zliczać czas pracy. W Internecie dostępne są różne płatne i bezpłatne systemy oraz aplikacje.

Najważniejsze jest, by wprowadzane dane były rzetelne i wiarygodne. Warto też zadbać o systematyczność, bo to pozwoli Ci na bieżąco kontrolować przepracowane godziny. Ponadto sprawdzisz, czy jesteś na dobrej drodze, by zrealizować kryterium godzinowe, a także lepiej zorganizujesz swoją pracę. Jeśli chcesz zachować jak największą dokładność, rejestruj czas pracy na koniec każdego dnia roboczego. 

Pamiętaj też, że nie wystarczy samo prowadzenie rejestru godzin pracy. Przepracowane godziny bezpośredni i pośrednie musisz poprzeć dokumentami, które udowodnią odnotowaną pracę. Mogą to być:

  • faktury za pracy dla klienta;
  • korespondencja mailowa z kontrahentami;
  • kilometrówka;
  • historia karty chipowej transportu publicznego;
  • potwierdzenie odbycia kursu, np. fakturą.

Kryterium godzinowe w Holandii – podsumowanie

Prowadzenie własnej firmy w Holandii to przygoda pełna wyzwań i możliwości, ale też wymagająca pewnych formalności. Jednym z ważniejszych obowiązków, który przedsiębiorcy muszą spełniać, jest skrupulatna rejestracja przepracowanego czasu.

Może to wydawać się jedynie biurokratycznym wymysłem. Jednak w rzeczywistości dokładne monitorowanie godzin pracy pozwala znacząco obniżyć obciążenia podatkowe i poprawić płynność finansową firmy. Przyczynia się także do lepszego zarządzania czasem oraz zasobami, co w efekcie ułatwia prowadzenie biznesu i zwiększa jego rentowność.

Jeśli więc chcesz mieć pewność, że wykorzystujesz wszystkie możliwości, jakie oferuje holenderski system podatkowy, skorzystaj z naszej oferty księgowości dla firm. My zadbamy o Twoje finanse i rozliczenia, a Ty skupisz się na rozwoju swojej firmy.

Sprawdź naszą ofertę dla firm